Godkendelser
Nogle agenter må ikke gøre alt af sig selv. Et brev skal læses, før det sendes, eller et beløb skal ses af en person, før det bogføres. Her har agentens bygger sat et godkendelsestrin ind: kørslen stopper ved et bestemt resultat og venter, til en person har taget stilling.
Godkendelser er indbakken, hvor de opgaver lander. Hvordan en bygger sætter trinnet op, står under Godkendelsestrin på Udgivelsessiden.
Adgang
Alle indloggede brugere har punktet Godkendelser i menuen under Oversigt — også brugere med rollen Bruger, for den, der skal godkende en faktura eller et brev, er ofte ikke en af dem, der bygger agenter.
Hvem der må tage stilling til en bestemt opgave, bestemmer godkendelsestrinnet:
- Teamet (Reviewer og op): Alle i agentens team med rollen Anmelder eller højere
- Navngivne personer: Præcis de personer, byggeren har valgt — uanset deres rolle
Venter der opgaver på dig, står antallet ved punktet i menuen.
Indbakken
Siden viser Kørsler, der venter på, at et menneske tager stilling. Hver række viser:
- Status
- App- eller agentnavn og trinnets spørgsmål, fx Send brev › Skal brevet sendes?
- Hvem der startede kørslen (eller Startet automatisk), hvordan den blev startet, og hvornår
- For en ventende opgave: hvor længe der er tilbage, fx Udløber om 3 t.
- For en afgjort opgave: hvem der tog stilling
Som standard ser du de opgaver, der venter. Med filteret Status kan du også se dem, der er Godkendt, Afvist, Udløbet eller Annulleret.
Tag stilling
Klik på en række for at åbne opgaven. Øverst står spørgsmålet, hvor kørslen kommer fra, og — hvis byggeren har skrevet det — hvad der sker, når du godkender. Derunder står, hvad beslutningen betyder:
Kørslen står stille og venter på dig. Godkender du, fortsætter den med de næste trin. Afviser du, stopper kørslen her og bliver ikke gennemført.
Under Det, du skal tage stilling til ser du selve værdien — brevet, beløbet eller hvad trinnet har produceret. Du kan også folde Vis kørslens trin indtil nu ud og se Hvad brugeren bad om.
Nederst er de to knapper:
- Godkend og fortsæt: Du bliver bedt om at bekræfte (Godkend og lad kørslen fortsætte?). Derefter fortsætter kørslen med de næste trin af sig selv.
- Afvis og stop kørslen: Et felt åbner sig med spørgsmålet Hvorfor afviser du?. En begrundelse er påkrævet og gemmes sammen med kørslen. Klik Bekræft afvisning — eller Fortryd afvisning, hvis du fortryder. Kørslen stopper og står som fejlet med din begrundelse.
Både en godkendelse og en afvisning er endelig. Du kan ikke rette i værdien undervejs — kun godkende eller afvise den, som den er.
Når du har taget stilling, bliver du på siden og ser udfaldet. Klik Næste godkendelse for at gå direkte til den næste ventende opgave, eller Tilbage til listen.
Har en kollega taget stilling, lige før du nåede det, får du beskeden En anden nåede at tage stilling først. — der er ikke sket noget forkert.
Når du ikke kan tage stilling
Nogle gange kan du se en opgave, men knapperne er væk. Siden skriver hvorfor:
| Besked | Hvad det betyder |
|---|---|
| Du kan se denne godkendelse, men det er … der skal tage stilling. | Du er ikke blandt godkenderne for dette trin |
| Du startede selv kørslen, og dette trin kræver, at en anden godkender. | Byggeren har krævet, at en anden end den, der startede kørslen, ser værdien |
| Godkendelsen er udløbet. Kørslen blev afsluttet uden godkendelse. | Svarfristen gik, uden at nogen tog stilling |
| Kørslen er annulleret. Der er ikke længere noget at tage stilling til. | Kørslen er stoppet på anden vis |
| Flowet blev ændret, mens kørslen ventede. Kørslen kan ikke fortsætte — start en ny. | Agenten er blevet ændret, efter kørslen stoppede, så den kan ikke fortsætte sikkert |
Andre steder, du kan tage stilling
Indbakken er altid med, men afhængigt af appens opsætning kan du også møde opgaven her:
- E-mail: Du får en mail med et link, der åbner opgaven. Selve værdien står ikke i mailen.
- App-skærmen: Står du selv på appens kørselsside, når kørslen stopper, og er du godkender, kan du tage stilling direkte dér. Er det en anden, der skal godkende, viser siden Venter på godkendelse og hvem der venter på — og du kan roligt lukke siden, for kørslen fortsætter af sig selv.
- Chat: Starter du en app fra Chat, og stopper den ved et godkendelsestrin, kommer der et kort i samtalen.
- Editoren: Kører du agenten fra editoren, viser lærredet en bjælke øverst, og Se og tag stilling åbner værdien, så du kan beslutte dig.
Hvilke kanaler en app bruger, vælges på appen — se App-indstillinger.
Status i kørselshistorikken
Mens en kørsel venter, står den som Afventer godkendelse i kørselshistorikken. Godkendes den, fortsætter den og ender som Fuldført (eller stopper igen ved et senere godkendelsestrin). Afvises den, eller udløber fristen, ender den som Fejlet.