Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
[DATAANSVARLIG NAVN] [ADRESSE] CVR [DATAANSVARLIG CVR]
herefter "den dataansvarlige"
og
syv.ai ApS Middelfartgade 18, 2100 København Ø CVR 44671247
herefter "databehandleren"
der hver især er en "part" og sammen udgør "parterne"
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4. Databehandleren handler efter instruks
7. Anvendelse af underdatabehandlere
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
9. Bistand til den dataansvarlige
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
11. Sletning og returnering af oplysninger
12. Revision, herunder inspektion
13. Parternes aftale om andre forhold
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
Bilag A - Oplysninger om behandlingen
Bilag C - Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D - Parternes regulering af andre forhold
2. Præambel
2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
2.3. I forbindelse med leveringen af AgentBase (platform til opbygning og kørsel af automatiserede arbejdsgange tilgængelig via agentbase.dk) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
- Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren - uafhængigt af den dataansvarlige - også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici - efter den dataansvarliges vurdering - kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes - efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
7.6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand, således at den dataansvarlige i tilfælde af at databehandleren faktisk eller retligt set er ophørt med at eksistere eller i tilfælde af databehandlerens konkurs, har ret til at opsige underdatabehandleraftalen og instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
- a. Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
- b. Overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
- c. Behandle personoplysningerne i et tredjeland
8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
- a. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- b. Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- c. Indsigtsretten
- d. Retten til berigtigelse
- e. Retten til sletning ("retten til at blive glemt")
- f. Retten til begrænsning af behandling
- g. Underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
- h. Retten til dataportabilitet
- i. Retten til indsigelse
- j. Retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
- a. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
- b. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
- c. Den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
- d. Den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
- a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
- b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
- c. De foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
14.1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Navn:
Stilling:
Telefonnummer:
Email:
Dato:
Underskrift
På vegne af databehandleren
Navn:
Stilling:
Telefonnummer:
Email:
Dato:
Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktperson hos den dataansvarlige
| Felt | Værdi |
|---|---|
| Navn | [DATAANSVARLIG KONTAKT NAVN] |
| Stilling | [STILLING] |
| Telefonnummer | [TELEFON] |
| [EMAIL] |
Kontaktperson hos databehandleren
| Felt | Værdi |
|---|---|
| Navn | Mads Henrichsen |
| Stilling | Partner |
| Telefonnummer | 27 22 08 04 |
| mads@syv.ai |
Bilag A - Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet er at levere AgentBase (agentbase.dk), en platform til opbygning og kørsel af automatiserede arbejdsgange, som understøtter den dataansvarliges arbejde med:
- Opbygning af automatiserede arbejdsgange (agents) ved at sammenkoble byggeklodser (noder) i en visuel editor
- Publicering af arbejdsgange som apps med brugervenlige formularer
- Anvendelse af sprogmodeller (LLM), OCR, dokumentopslag og lignende AI-funktionalitet som dele af en arbejdsgang
- Versionsstyring, godkendelse og deling af arbejdsgange på tværs af teams
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen omfatter:
- Modtagelse, lagring og behandling af input til kørsler af agents (formularinput, uploadet indhold og dokumenter, som brugerne sender til AgentBase)
- Eksekvering af DAG-baserede arbejdsgange, herunder LLM-baseret inference (OpenAI) og OCR / dokumentudtræk (Mistral) ved noder konfigureret hertil
- Drift, hosting og logning af tjenesten med henblik på sikkerhed, fejlfinding og servicekvalitet
- Brugerstyring (autentificering, autorisation og kontoadministration)
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Almindelige personoplysninger (artikel 6):
- Navn
- E-mailadresse
- Brugernavn og krypteret adgangskode
- Organisations-/arbejdsgivertilknytning
- Tekniske oplysninger (IP-adresse, browsertype, sessions-ID, log-data)
- Brugsdata (tidspunkter for anvendelse, eksekverede kørsler, modtagne resultater)
- Indhold af input, prompts og dokumenter, som brugeren uploader eller indtaster - dette indhold kan i sagens natur indeholde personoplysninger om tredjeparter (kunder, klienter, borgere, modparter, medarbejdere mv.)
Mulige særlige kategorier (artikel 9) og strafferetlige oplysninger (artikel 10):
Da AgentBase er en almenanvendelig platform, der kan anvendes til en bred vifte af forretnings- og myndighedsprocesser, kan brugerens input og uploadede dokumenter potentielt indeholde:
- Helbredsoplysninger
- Oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
- Oplysninger om race, etnisk oprindelse, religiøs overbevisning
- Oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering
- Oplysninger om strafbare forhold
Den dataansvarlige er ansvarlig for at vurdere, om sådanne oplysninger må behandles via tjenesten, og for at sikre tilstrækkeligt behandlingsgrundlag.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
- Brugere af AgentBase hos den dataansvarlige (typisk medarbejdere, der bygger agents, kører apps eller administrerer platformen)
- Slutbrugere af apps publiceret af den dataansvarlige
- Personer omtalt i de input, prompts og dokumenter, som brugerne indtaster, uploader eller behandler via tjenesten (typisk kunder, klienter, borgere, modparter og andre tredjeparter)
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen pågår, så længe den dataansvarlige har et aktivt abonnement på AgentBase, og indtil personoplysningerne er slettet i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4.
Bilag B - Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
| NAVN | CVR / REG.NR. | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | HRB 226999 (Nürnberg) | Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Tyskland | Hosting og drift af AgentBase-applikation, database og lagring af brugerdata. Behandling sker udelukkende på datacentre i Tyskland. |
| OpenAI Ireland Ltd. | 745666 | 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland | LLM-inference (sprogmodel) til generering af svar og dokumenter. Behandling sker via OpenAI's Zero Data Retention-konfiguration: ingen lagring af input/output ud over selve transaktionen, og ingen anvendelse af input til træning af modeller. |
| Mistral AI SAS | RCS Paris 952 418 325 | 15 Rue des Halles, 75001 Paris, Frankrig | OCR (optisk tegngenkendelse) og dokumentudtræk fra uploadede dokumenter via Mistrals tjenester. Behandling sker på Mistrals EU-hostede infrastruktur. I overensstemmelse med Mistrals erhvervsvilkår anvendes input ikke til træning af modeller. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke - uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse - gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal underrette den dataansvarlige skriftligt med mindst 30 dages varsel om planlagte ændringer i listen over underdatabehandlere (tilføjelse eller udskiftning), jf. Bestemmelse 7.3. Den dataansvarlige har inden for varslet ret til at gøre indsigelse mod ændringen.
Bilag C - Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
- Stiller AgentBase (platform til opbygning og kørsel af automatiserede arbejdsgange) til rådighed for den dataansvarlige og dennes brugere via webgrænseflade og/eller API
- Modtager, behandler og lagrer brugernes input til kørsler samt uploadede dokumenter
- Sender brugernes input (uden træning eller dataretention) til underdatabehandleren OpenAI Ireland Ltd. ved LLM-noder konfigureret hertil med henblik på at generere svar
- Sender uploadede dokumenter til underdatabehandleren Mistral AI SAS ved OCR-/dokumentudtræksnoder konfigureret hertil med henblik på tekstudtræk og strukturering. Mistral behandler under sine erhvervsvilkår, hvorefter input ikke anvendes til træning af modeller
- Returnerer det genererede resultat til brugeren og lagrer kørselshistorik for de enkelte agents og apps med henblik på efterfølgende fremsøgning og audit
- Drifter, vedligeholder og overvåger tjenesten med henblik på at sikre tilgængelighed, sikkerhed og funktionalitet
- Sletter eller anonymiserer personoplysninger i overensstemmelse med C.4
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At behandlingen kan omfatte både almindelige personoplysninger og potentielt særlige kategorier af personoplysninger samt fortrolige oplysninger. Da brugerens input og uploads kan indeholde fortrolige oplysninger og potentielt oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 og 10, skal der etableres et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog - under alle omstændigheder og som minimum - gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- Personoplysninger krypteres under transmission med TLS 1.2 eller nyere
- Personoplysninger krypteres ved opbevaring (encryption at rest) med AES-256 eller tilsvarende
- Adgangskoder lagres som saltede hashværdier (bcrypt eller tilsvarende)
Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- Adgang til produktionssystemer er begrænset til navngivne medarbejdere efter "least privilege"-princippet
- Multifaktorautentificering (MFA) er obligatorisk for administrativ adgang
- Adskilte miljøer for udvikling, test og produktion
- Løbende sikkerhedsopdatering af operativsystemer, biblioteker og afhængigheder
Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- Daglige krypterede backups af brugerdata
- Backups opbevares geografisk adskilt fra primære systemer (inden for EU/EØS)
- Dokumenteret beredskabsplan med fastsatte mål for genoprettelse (RTO/RPO)
- Periodisk test af genoprettelsesprocedurer
Procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger
- Årlig intern gennemgang af sikkerhedsforanstaltninger
- Løbende automatiseret overvågning af systemlogs og sikkerhedshændelser
- Årlig revision af adgangsrettigheder
- Løbende sårbarhedshåndtering gennem opdatering af afhængigheder og operativsystemer
Adgang til oplysningerne via internettet
- Al ekstern adgang sker via HTTPS med TLS 1.2 eller nyere
- Stærk autentificering med adgangskodepolitik (minimum 12 tegn, kompleksitet) og MFA tilgængelig for slutbrugere
- Konti låses efter et antal mislykkede forsøg
- Sessioner timeout efter inaktivitet
Beskyttelse af oplysninger under transmission
- TLS 1.2 eller nyere på alle eksterne forbindelser
- Intern trafik mellem tjenester sker enten over krypterede kanaler eller i isolerede private netværk
- Ingen overførsel af klartekst-personoplysninger via e-mail eller chat
Beskyttelse af oplysninger under opbevaring
- Encryption at rest på databaser og lagring (AES-256)
- Adskillelse af kunders data på logisk niveau
- Opbevaring sker udelukkende på Hetzner-datacentre i EU
Fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger
- Hostingmiljøet hos Hetzner anvender certificerede datacentre med ISO 27001-certificering, døgnbemandet adgangskontrol, videoovervågning og brand-/strømsikring
- Databehandlerens kontorlokaler er aflåste og kun tilgængelige for godkendte medarbejdere
Anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser
- Medarbejdere må kun tilgå produktionssystemer fra enheder med fuld diskkryptering, automatisk skærmlås og opdateret antivirus
- Adgang sker via MFA og kun til de systemer, der er nødvendige for medarbejderens arbejdsopgaver
- Personoplysninger må ikke gemmes lokalt på medarbejderes enheder
Logning
- Adgang til personoplysninger logges (hvem, hvornår, hvilke handlinger)
- Systemlogs opbevares i mindst 6 måneder
- Logs gennemgås periodisk for uregelmæssigheder
- Logs er beskyttet mod uautoriseret ændring
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt - inden for det nedenstående omfang og udstrækning - bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Omfang og udstrækning af bistanden
- Databehandleren stiller funktioner til rådighed, der gør det muligt for den dataansvarlige selv at imødekomme registreredes anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet
- Hvor den dataansvarlige ikke selv kan imødekomme en anmodning gennem tjenestens funktioner, bistår databehandleren inden for rimelig tid og maksimalt 10 arbejdsdage efter modtagelse af skriftlig anmodning
- Databehandleren bistår den dataansvarlige med oplysninger til konsekvensanalyser (DPIA) og forudgående høringer ved at stille dokumentation om tekniske og organisatoriske foranstaltninger til rådighed
- Bistand i forbindelse med brud på persondatasikkerheden ydes som beskrevet under "Underretning ved sikkerhedsbrud" nedenfor
Specifikke tekniske og organisatoriske foranstaltninger
- Eksport af brugerens data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (JSON eller tilsvarende)
- Sletning af brugerens data og kørselshistorik på anmodning
- Mulighed for at korrigere konto- og profiloplysninger via brugergrænsefladen
- Kontaktpunkt (mads@syv.ai) for håndtering af henvendelser om de registreredes rettigheder
- Vejledning til den dataansvarlige om tjenestens databehandlinger
Information ved underretning om brud på persondatasikkerheden
I forbindelse med Bestemmelse 10.4 skal databehandleren ved sikkerhedsbrud tilvejebringe følgende oplysninger til den dataansvarlige (i det omfang det er muligt):
- Tidspunkt for og varighed af bruddet
- Karakter af bruddet (uautoriseret adgang, sletning, ændring, videregivelse mv.)
- Berørte kategorier af personoplysninger og registrerede samt det omtrentlige antal
- Sandsynlige konsekvenser af bruddet
- Foranstaltninger truffet eller foreslået for at håndtere bruddet og begrænse skadevirkninger
- Kontaktinformation på databehandlerens DPO/kontaktperson
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares så længe den dataansvarliges abonnement på AgentBase er aktivt.
Som standard opbevares kørselslogs, uploadede dokumenter og brugerdata i 6 måneder, hvorefter de slettes eller anonymiseres. Den dataansvarlige kan konfigurere en kortere eller længere opbevaringsperiode efter aftale med syv.ai.
Den dataansvarlige kan til enhver tid anmode om sletning af konkrete personoplysninger eller hele datasæt via tjenestens funktioner eller ved skriftlig henvendelse.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger skal databehandleren slette personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 senest 30 dage efter ophør og bekræfte sletningen skriftligt over for den dataansvarlige.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
| Lokalitet | Underdatabehandler / Part |
|---|---|
| Middelfartgade 18, 2100 København Ø, Danmark | syv.ai ApS (databehandlerens lokationer for udvikling og drift) |
| Hetzner-datacentre i Tyskland (EU) | Hetzner Online GmbH (hosting og dataopbevaring) |
| OpenAI's infrastruktur i EU/EØS | OpenAI Ireland Ltd. (LLM-inference) |
| Mistrals infrastruktur i EU | Mistral AI SAS (OCR og dokumentudtræk) |
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Det er den dataansvarliges instruks, at personoplysninger som udgangspunkt ikke må overføres til tredjelande uden for EU/EØS.
Databehandleren og dennes underdatabehandlere er instrueret i at behandle personoplysninger inden for EU/EØS:
- Hetzner: Behandling sker udelukkende på datacentre i Tyskland (EU)
- OpenAI Ireland Ltd.: Aftalegrundlag indebærer behandling i EU/EØS samt at OpenAI ikke anvender input til træning og ikke opbevarer data ud over selve transaktionen (Zero Data Retention)
- Mistral AI SAS: Behandling sker på Mistrals EU-hostede infrastruktur. Aftalegrundlag indebærer, at input ikke anvendes til træning af modeller
Hvis det undtagelsesvist måtte blive nødvendigt at overføre personoplysninger til et tredjeland, må dette kun ske efter forudgående skriftlig instruks fra den dataansvarlige og på et af de overførselsgrundlag, der er angivet i databeskyttelsesforordningens kapitel V (typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. art. 46, stk. 2, litra c, suppleret med en fornøden risikovurdering / TIA).
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal årligt for egen regning og efter den dataansvarliges anmodning stille følgende dokumentation til rådighed:
- En aktuel beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
- Dokumentation for væsentlige sikkerhedsmæssige hændelser i det forgangne år (i anonymiseret/aggregeret form, hvor relevant)
- Den dataansvarliges udfyldte spørgeskema vedrørende databehandlerens overholdelse af disse Bestemmelser, hvis den dataansvarlige fremsender et sådant
Den dataansvarlige kan anfægte den fremsendte dokumentation og kan i sådanne tilfælde anmode om supplerende oplysninger.
Baseret på resultaterne er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, og varsles skriftligt med rimelig frist.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendige for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Da databehandlerens underdatabehandlere (Hetzner Online GmbH, OpenAI Ireland Ltd. og Mistral AI SAS) er større leverandører, der ikke tilbyder individuel revision eller fysisk inspektion til den enkelte kunde, sker tilsynet med underdatabehandlerne i praksis ved, at databehandleren henholder sig til den dokumentation, som underdatabehandlerne offentliggør og stiller til rådighed for deres kunder. Det omfatter typisk:
- Underdatabehandlernes egne databehandleraftaler og databeskyttelsesvilkår
- Underdatabehandlernes offentligt tilgængelige sikkerheds- og compliancedokumentation, herunder eventuelle certificeringer og tredjepartserklæringer, som underdatabehandleren selv har valgt at gennemføre og offentliggøre
- Underdatabehandlernes oplysninger om databehandlingslokationer og eventuelle tredjelandsoverførsler
Efter den dataansvarliges skriftlige anmodning fremsender databehandleren henvisninger til eller kopier af den dokumentation, som underdatabehandlerne har gjort tilgængelig på det pågældende tidspunkt. Databehandleren er ikke forpligtet til selv at foranstalte eller bekoste yderligere revisioner, erklæringer eller inspektioner hos underdatabehandlerne ud over det, som underdatabehandlerne selv stiller til rådighed.
Hvis den dataansvarlige finder den foreliggende dokumentation utilstrækkelig, kan den dataansvarlige selv - for egen regning og direkte i forhold til underdatabehandleren - søge at gennemføre yderligere revision eller inspektion, i det omfang underdatabehandleren tillader dette. Databehandleren bistår efter rimelig anmodning med kontaktinformation og koordinering, men hverken databehandlerens eller underdatabehandlerens udgifter i forbindelse hermed er den dataansvarlige uvedkommende.
Uanset ovenstående har databehandleren det fulde ansvar over for den dataansvarlige for underdatabehandlernes overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser, jf. pkt. 7.7.
Bilag D - Parternes regulering af andre forhold
Parterne har ikke aftalt yderligere bestemmelser ud over det, der følger af disse standardkontraktsbestemmelser samt den hovedaftale (abonnementsaftale eller tilsvarende), som regulerer det kommercielle og tjenestemæssige forhold mellem parterne.
I tilfælde af modstrid mellem disse Bestemmelser og hovedaftalen for så vidt angår behandling af personoplysninger har disse Bestemmelser forrang, jf. pkt. 2.4.